Bestyrelsen Forretningsorden
Forretningsorden for Ribe Katedralskoles bestyrelse
Denne forretningsorden er fastsat i medfør af § 18 i lov nr. 236 af 23.03.2018 om institutioner for almengymnasiale uddannelser samt bekendtgørelse nr. 750 af 29/6 2012 om standardvedtægt for institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. og § 14 i vedtægterne for Ribe Katedralskole.
Forretningsorden Bestyrelsens opgaver
§ 1. Bestyrelsens opgaver og ansvar er beskrevet i lov nr. 236 af 23.03 2018 om institutioner for almengymnasiale uddannelser med tilhørende ændringer og gymnasiets vedtægt i bestemmelserne § 7 – § 11, og består bl.a. i følgende overordnede opgaver:
Overordnet ledelse af den selvejende institution herunder
- fastlæggelse af Ribe Katedralskoles indsatsområder og strategi med afsæt i skolens målsætning 1 gang årligt
- fastlæggelse af Ribe Katedralskoles løn- og personalepolitik
- ansættelse og afskedigelse af rektor
- fastsættelse af resultatkontrakt for rektor og opfølgning herpå efter gældende retningslinjer
- udpegning af intern revisor
- godkendelse af budget og regnskab
- godkendelse af årsrapport, herunder regnskabsinstruks og stillingtagen til Ribe Katedralskoles organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, it-organisation og principper for budgettering
- ansvarlig overfor undervisningsministeriet for Ribe Katedralskoles drift, herunder for forvaltningen af det statslige tilskud
Forretningsorden Organisering af bestyrelsen, formand og næstformand
§ 2. Bestyrelsen består af i alt 9 medlemmer med stemmeret. Desuden har bestyrelsen to medlemmer uden stemmeret, jf. vedtægtens § 4 – 6 om bestyrelsens sammensætning.
- Stk. 2. Bestyrelsen skal jævnligt drøfte bestyrelsens kompetenceprofil med henblik på at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne tilsammen har de kompetencer, der er nævnt i § 5 stk. 2. i vedtægten.
- Stk. 3. Rektor retter forud for hver bestyrelsesperiodes udløb henvendelse til de udpegningsberettigede instanser med henblik på oplysning om den siddende bestyrelses indstilling til, hvem der udpeges til skolens bestyrelse i den nye periode. Kommunalbestyrelsen udpeger et medlem jf. vedtægternes §4, stk. 2.
- Stk. 4. Rektor foranlediger, at der til bestyrelsen udpeges repræsentanter for ansatte og elever. Valgperioden for elever kan ikke løbe ud over den periode, hvori de er elever på skolen.
- Stk. 5. Senest 4 uger efter hver bestyrelsesperiodes begyndelse indkalder rektor bestyrelsen til konstituerende møde.
- Stk. 6. Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand blandt de udefra kommende medlemmer, jf. vedtægtens § 12. I tilfælde af formandens forfald overtager næstformanden de funktioner, der er tillagt formanden.
- Stk. 7. Rektor deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret, og bistår formanden i tilrettelæggelse af møderne.
- Stk. 8. Bestyrelsen kan i øvrigt tillade ikke-medlemmer at deltage i bestyrelsens møder i et nærmere angivet omfang.
- Stk. 9. Hvervet som bestyrelsesmedlem er personligt, og der kan ikke gives møde med fuldmagt eller suppleant.
- Stk. 10. Bestyrelsen træffer beslutning om at yde særskilt vederlag til formand, næstformand og eksterne medlemmer efter de af Undervisningsministeriet fastsatte regler herom.
Forretningsorden Informationsgrundlag
§ 3. Formanden sørger for, at dagsordenspunkterne til møderne er bilagt nødvendigt materiale til at oplyse sagen. Rektor bistår formanden.
- Stk. 2. Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet.
- Stk.3. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange, at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende Ribe Katedralskoles forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand.
- Stk. 4. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt en sådan videregivelse er i strid med Ribe Katedralskoles interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand.
Forretningsorden Møder
§ 4. Bestyrelsen fastsætter en mødeplan for 1 år ad gangen. Mødeplanen kan suppleres med et årshjul for behandling af tilbagevendende emner. . Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne. Rektor udsender, inden hvert møde, en dagsorden til medlemmerne Et bestyrelsesmedlem kan foranledige punkter sat på den skriftlige dagsorden. Punktet skal meddeles til formanden og rektor senest 7 dage før det fastsatte bestyrelsesmøde.
- Stk. 2. Bestyrelsens møder ledes af formanden.
- Stk. 3. Der skal holdes mindst 4 møder årligt. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom, formanden indkalder i så fald til møde hurtigst muligt og senest inden 15 dage.
- Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne.
- Stk. 5. Såfremt afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan udskydes uden væsentlig ulempe for Ribe Katedralskole, kan bestyrelsen undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag.
- Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens – og i dennes fravær næstformandens – stemme afgørende.
- Stk. 7. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og om sammenlægning eller spaltning (af institutionen) kræver, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor.
§ 5. Bestyrelsesmøder har følgende fast punkter på dagsordenen:
Godkendelse og underskrivelse af referat af forrige bestyrelsesmøde og godkendelse af dagsorden
Skolens økonomi
Andre punkter som rektor eller bestyrelsen prioriterer og ønsker behandlet evt. i en afgrænset periode, hvor indsatsområdet er særligt i fokus
Nyt fra Rektor, medarbejdere og elever
- Stk.2. Mødeplanen og/eller et årshjul for møderne skal sikre, at der sker opfølgning på de af bestyrelsens besluttede strategier, resultatkontrakten, planer, interne og eksterne evalueringer, rapporter om institutionens likviditet, aktivitetsudvikling, finansieringsforhold, pengestrømme mv.
- Stk.3. Mødeplan og /eller årshjul skal ligeledes sikre procedurer for bestyrelsens stillingtagen til skolens administration, økonomiadministration, herunder intern revision, organisering og løn – og personalepolitik.
Forretningsorden Beslutningsreferat
§ 6. Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og af rektor. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet.
- Stk. 2 Er et bestyrelsesmedlem eller rektor ikke enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening ført til referat.
- Stk. 3. Udkast til referat sendes pr. mail til bestyrelsens medlemmer senest 14 dage efter mødets afholdelse. Medlemmerne har mulighed for kommentering af referatet inden for en deadline på en måned fra mødets afholdelse. Referatet rettes herefter efter aftale med formanden. Det rettede referat underskrives på det næstfølgende møde i bestyrelsen og offentliggøres herefter.
- Stk. 4. Et medlem, der ikke er til stede på det møde, hvor referatet underskrives, skriver referatet under på det førstkommende møde, hvor medlemmet er til stede.
Forretningsorden Offentlighed
§ 7. Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige. Referat mv. lægges på skolens hjemmeside. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere kan undtages for offentliggørelsen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt.
- Stk. 2. I sager af fortrolig karakter har medlemmer tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler.
Forretningsorden Mødepligt, habilitet
§ 8. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.
- Stk. 2. medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden eller skolens kontor herom inden mødets afholdelse.
§ 9. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag.
Forretningsorden Arbejdsdeling mellem bestyrelsen og Ribe Katedralskoles rektor
§ 10. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af institutionen jf. § 1. Rektor har den daglige ledelse af Ribe Katedralskole og er ansvarlig for virksomheden overfor bestyrelsen.
- Stk. 2. Rektor skal, jf. § 24 stk. 2 i lov nr. 236 af 23.03.2018 om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. påse:
at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler,
at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige,
at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes, og
at Ribe Katedralskoles virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer.
- Stk. 3. Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for Ribe Katedralskoles økonomiske eller driftsmæssige forhold for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold.
- Stk. 4. Rektor varetager sekretariatsopgaver for bestyrelsen.
- Stk. 5. Rektor forelægger udkast til budget for bestyrelsen. Budgettet skal belyse Ribe Katedralskoles drift, økonomi samt forventede investeringer.
- Stk.6. Rektor forelægger institutionens årsrapport til bestyrelsens godkendelse. Regnskabsinstruksen indgår i årsrapporten, og indeholder en beskrivelse af Ribe Katedralskoles formål, den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af regnskabsopgaver, herunder oplysning om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af skolens medarbejdere ved udførelsen af opgaverne. Regnskabsinstruksen er underlagt revisionskontrol og godkendes af rektor og bestyrelsesformand.
- Stk. 7. Rektor disponerer over skolens bevilling inden for rammerne af skolens vedtægt og denne forretningsorden samt inden for det af bestyrelsen besluttede budget.
- Stk. 8. Rektor foretager ansættelse og afskedigelse af personale efter bemyndigelse fra bestyrelsen og orienterer bestyrelsen herom.
- Stk. 9. Rektors chefløn forhandles af formanden med efterfølgende orientering af bestyrelsen. Chefløn forhandles efter bemyndigelse fra undervisningsministeriet.
- Stk. 10. Rektor kan indgå lokalaftaler om løn i henhold til overenskomst og aftaler løn til personale i overensstemmelse med disse aftaler. Rektor forelægger større ændringer omkring organisatoriske forhold og løn- og personalepolitik for bestyrelsen.
- Stk. 11. Bestyrelsen kan udarbejde yderligere retningslinjer for, hvilke konkrete bemyndigelser, fx vedr. personaleforhold, økonomi mv., der er givet til rektor.
Forretningsorden Ændring af forretningsordenen
§ 11. Beslutning om ændring af forretningsordenen træffes af bestyrelsen med simpelt flertal. Bestyrelsen gennemgår mindst en gang i hver periode forretningsordenen for at sikre, at den løbende tilpasses Ribe Katedralskoles behov.
Vedtaget på bestyrelsesmøde den 18. september 2018.
Elof Westergaard Karsten Degnbol Peter Laursen
formand næstformand
Jens Bo Holm-Nielsen Anita Jørgensen Keld Vestergaard
Henny Fiskbæk Lise Vind Petersen Torben Hammersholt
Søren Schrøder Stinne Christiansen Kristian Bennike